Datenschutzerklärung

der Nexilon Services GmbH gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Stand: 11.03.2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit dieser Website ist:

Nexilon Services GmbH
Dörrmattring 32
5070 Frick
Schweiz

Telefon: +41 78 605 07 04
E-Mail: info@nexilon.ch

2. Grundsätze der Datenbearbeitung

Wir bearbeiten Personendaten im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wir halten uns dabei an die Grundsätze der Rechtmässigkeit, Verhältnismässigkeit, Zweckbindung, Transparenz, Datensicherheit und Richtigkeit.

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den jeweiligen Bearbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

3. Welche Personendaten wir erheben

Beim Besuch und bei der Nutzung unserer Website können folgende Daten erhoben werden:

3.1 Automatisch erhobene Daten (Server-Logfiles)

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden folgende Daten automatisch erfasst und in Server-Logfiles gespeichert:

• IP-Adresse (anonymisiert, soweit technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite (URL)
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• Übertragene Datenmenge

Diese Daten dienen der Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs der Website, der Erkennung und Abwehr von Missbrauch sowie der statistischen Auswertung. Eine Zuordnung dieser Daten zu bestimmten Personen findet in der Regel nicht statt.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Funktionalität der Website (Art. 31 Abs. 1 DSG; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3.2 Kontaktformular und E-Mail-Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, erheben wir:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (falls angegeben)
• Firmenname (falls angegeben)
• Inhalt Ihrer Nachricht

Diese Daten verwenden wir ausschliesslich zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Vorvertragliche Massnahmen bzw. Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG; Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder Einwilligung.

3.5 Produktspezifische Daten

Bei der Nutzung von ReplyNow.ch können zusätzlich folgende Daten bearbeitet werden:

• Tenant- und Betreiberkonten (E-Mail-Adresse, Name, Google-Login, Rollen, Team-Einladungen)
• Knowledge-Base-Uploads und deren Indexierung
• Gesprächsprotokolle der auf Kundenwebsites eingebetteten Chat-Widgets
• WhatsApp-Eskalationsdaten (über Wasender)
• Optionale Stripe-Abo-Metadaten über den Billing-Webhook (kein Checkout im Portal)

Kundenwebsites können Gesprächs- und Analysedaten an diese Plattform übermitteln. Für Einwilligungsbanner auf jenen Websites sind die jeweiligen Betreiber verantwortlich. Auf replynow.ch selbst setzen wir kein Google Analytics ein.

4. Cookies und Tracking-Technologien

4.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch unserer Website auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie ermöglichen es, Ihr Gerät wiederzuerkennen und bestimmte Einstellungen zu speichern.

4.2 Arten von Cookies

Wir unterscheiden zwischen:

• Technisch notwendige Cookies: Diese sind für die Grundfunktionen der Website erforderlich (z. B. Session-Cookies, Cookie-Einstellungen). Sie werden ohne Ihre Einwilligung gesetzt.
• Analyse-Cookies: Diese helfen uns, die Nutzung der Website zu verstehen und zu verbessern. Sie werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt.
• Marketing-Cookies: Diese werden für personalisierte Werbung eingesetzt. Sie werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt.

4.3 Cookie-Einstellungen

Beim ersten Besuch unserer Website erscheint ein Cookie-Banner, über den Sie Ihre Einstellungen vornehmen können. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit anpassen oder widerrufen über den Link «Cookie-Einstellungen» im Footer unserer Website.

4.4 Google Analytics

Wir verzichten derzeit auf den Einsatz von Google Analytics.

5. Drittanbieter und Datenübermittlung

Für den Betrieb unserer Website und die Erbringung unserer Dienstleistungen setzen wir folgende Drittanbieter ein:

5.1 Datenübermittlung ins Ausland

Sofern Personendaten in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau übermittelt werden (z. B. USA), erfolgt dies auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, eines Angemessenheitsbeschlusses des Bundesrates oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

6. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören unter anderem:

• Verschlüsselung der Datenübertragung mittels TLS/SSL (HTTPS)
• Zugriffsbeschränkungen und Passwortschutz
• Regelmässige Sicherheitsupdates
• Hosting auf Google Cloud / Firebase (Projekt chatbot-dashboard-nexilon; Cloud Functions us-central1)

Trotz aller Vorkehrungen kann keine absolute Sicherheit garantiert werden.

7. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern Personendaten nur so lange, wie es für den jeweiligen Bearbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Kontaktanfragen: Bis zur abschliessenden Bearbeitung, danach gemäss gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (in der Regel 10 Jahre gemäss OR Art. 958f).
• Vertragsdaten: 10 Jahre nach Vertragsbeendigung (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).
• Server-Logfiles: Maximal 90 Tage.
• Newsletter-Daten: Bis zur Abmeldung.
• Cookie-Daten: Gemäss den im Cookie-Banner angegebenen Laufzeiten.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

8. Ihre Rechte

Sie haben gemäss DSG und, soweit anwendbar, DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 DSG; Art. 15 DSGVO).
• Berichtigungsrecht: Sie können die Berichtigung unrichtiger Personendaten verlangen (Art. 32 Abs. 1 DSG; Art. 16 DSGVO).
• Löschungsrecht: Sie können die Löschung Ihrer Personendaten verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO).
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen (Art. 28 DSG; Art. 20 DSGVO).
• Widerspruchsrecht: Sie können der Bearbeitung Ihrer Personendaten jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
• Widerruf der Einwilligung: Sofern eine Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, können Sie diese jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Bearbeitung nicht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@nexilon.ch

8.1 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einzureichen:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)
Feldeggweg 1
3003 Bern
Schweiz
www.edoeb.admin.ch

Sofern die DSGVO anwendbar ist, können Sie sich auch an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde in der EU/dem EWR wenden.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, um sie an geänderte rechtliche oder technische Gegebenheiten anzupassen. Es gilt jeweils die aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung.

Letzte Aktualisierung: 11.03.2026

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